Sollicitant

Deze verklaring zet uiteen welke persoonsgegevens we verzamelen, voor welke doeleinden en wat uw rechten hierbij zijn.

Wat valt er onder deze Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring geeft informatie over persoonsgegevens die verwerkt worden door een bedrijf of bedrijven binnen de Shell bedrijvengroep (‘Shell’ or ‘wij’) met betrekking tot personen die solliciteren naar een functie, een wervingsevenement bijwonen of een assessment ondergaan bij Shell. Het gaat hierbij om toekomstige werknemers, stagiairs en contractanten.

Voor personen die met succes hebben gesolliciteerd naar een baan, stage of betrekking als contractant is de privacyverklaring - Shell Groep Werknemer, Contractant en Familielid verkrijgbaar op https://www.shell.be/nl_be/privacy/ex-employee-notice.html van toepassing.

Evenals deze Privacyverklaring kunnen aangepaste verklaringen en aanvullende privacyverklaringen meer informatie bevatten over hoe Shell uw persoonsgegevens verwerkt. In die gevallen zullen dergelijke privacyverklaringen apart aan u worden doorgegeven.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we over u verwerken, waarom we uw persoonsgegevens verwerken en voor welke doeleinden, hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren, hoe we toegang hebben tot uw persoonsgegevens en die bijwerken en de mogelijkheden die u hebt met uw persoonsgegevens en waar u meer informatie kunt vinden.

Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?

Belgian Shell S.A., Cantersteen 47, Brussel, 1000, België, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, samen met haar dochterondernemingen van de Shell-bedrijvengroep.

Als persoonsgegevens van kinderen worden verzameld, vereist dit toestemming van de ouder of wettelijke voogd.

Speciale kennisgeving - als je jonger bent dan 13 jaar en je wilt opgeven voor door Shell gesponsord onderwijs of een innovatie-evenement

Uitgezonderd gevallen waarin Shell speciaal voor kinderen educatieve evenementen organiseert, heeft Shell niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 13 jaar. Als je jonger dan 13 jaar bent (of een andere leeftijd hebt die in aanmerking komt voor een lokale wettelijke vereiste zoals doorgegeven op de website van Shell op uw locatie), zend ons dan niet je persoonsgegevens, bijvoorbeeld je naam, woonadres en e-mailadres. Als je toch met Shell contact wilt opnemen op een manier waardoor je genoodzaakt bent je persoonsgegevens te versturen (zoals voor educatieve of innovatieve evenementen), vraag dan je ouder of voogd om dit namens jou te doen.

De categorieën persoonsgegevens die we over u verzamelen.

Welke persoonsgegevens worden over u verwerkt? Verzamelen van gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot degenen die solliciteren, een wervingsevenement bijwonen en/of een assessment ondergaan (‘sollicitanten’).

Dit omvat persoonlijke contactinformatie, geboortedatum, of u het recht hebt te werken in het land waar u hebt gesolliciteerd, uw sollicitatie, uw kwalificaties en ervaring, resultaten van sollicitatiegesprekken en assessments.

Gevoelige persoonsgegevens

Ten behoeve van de werving mogen speciale categorieën gegevens (‘gevoelige persoonsgegevens’) waaronder persoonsgegevens met betrekking tot de gezondheid alleen worden verwerkt voor zover dat strikt noodzakelijk is en wettelijk vereist of toegestaan is voor doorvoeren van aanpassingen aan het wervingsproces, het beoordelen van de geschiktheid en inzetbaarheid voor functies en het beschikbaar stellen van voorzieningen op de werkplek in verband met gezondheidsproblemen of de vaststelling, uitoefening of verdediging van claims.

Daarnaast kunnen we ter waarborging van gelijke kansen voor mannen en vrouwen op het werk zoals vereist of toegestaan bij wet, ook gegevens over sollicitanten verzamelen, waaronder hun nationaliteit, ras en/of etnische afkomst.

De doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken.

Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Human Resources, personeelsmanagement, uitvoering van zakelijke processen en, intern management - waaronder resource-planning en werving;
• Gezondheid, veiligheid en beveiliging - waaronder bescherming van het leven en de gezondheid va personeel van Shell, gezondheid en veiligheid op het werk, bescherming van de eigendommen van Shell en authenticatie van de status van Shell-personeel en toegangsrechten;
  
• Naleving van wetten en regelgeving - waaronder naleving van wettelijke of regelgevende vereisten; of
• Management-rapportage en analyse - waaronder statistische analyse en enquêtes over de kwaliteit van het rekruteringsproces.

We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken voor een secundair doel dat daar nauw mee samenhangt, zoals:

• het opslaan, verwijderen of anonimiseren van uw persoonsgegevens;
• fraudepreventie, onderzoek, oplossingen voor geschillen of ten behoeve van verzekeringen, procesvoering en het verdedigen van vorderingen; of
• statistisch, historisch of wetenschappelijk onderzoek.
  

Pre-screening van sollicitanten

Wij zullen een screening uitvoeren van alle sollicitanten die we een baan, betrekking als contractant of stage willen aanbieden (naar gelang) en voorafgaand aan de bevestiging van een dergelijk aanbod ten behoeve van:

• het verifiëren van informatie die de sollicitant tijdens het screenings-/sollicitatieproces geeft. Dit omvat het natrekken van informatie bij huidige/vorige werkgevers en onderwijsinstellingen. Er zullen geen stappen worden ondernomen voordat de sollicitant bevestigt dat de verificatie kan plaatsvinden;
• De screening van sollicitanten vindt plaats aan de hand van openbaar beschikbare of door de overheid afgegeven sanctielijsten en mediabronnen. De screening vindt plaats om verplichtingen op grond van wet- en regelgeving na te komen, de bedrijfsmiddelen en werknemers/contractanten van Shell te beschermen en om er met name voor te zorgen dat Shell wetgeving inzake handelscontrole, de bestrijding van witwassen en/of omkoping en corruptie en andere wettelijke vereisten kan naleven.
  

Geautomatiseerde besluitvorming en profielvorming

Alle sollicitanten moeten vragen beantwoorden die nodig zijn om te waarborgen dat personen rechtsgeldig een contract kunnen aangaan met een bedrijf van Shell in het geval hun sollicitatie succesvol verloopt. Daarnaast maken wij voor afgestudeerden die bij ons in dienst willen komen gebruik van een online assessment tool die de geschiktheid voor een dienstverband beoordeelt. Omwille van de objectiviteit gebeurt dit op basis van geautomatiseerde besluitvorming. In deze gevallen wordt u hierover geïnformeerd en krijgt u de gelegenheid deze geautomatiseerde besluiten te laten beoordelen door of namens een lid van het wervingsteam van Shell. Behalve voor afgestudeerden of zover u daarover specifiek bent geïnformeerd in een aangepaste privacykennisgeving of aanvullende privacyverklaring tijdens het wervingsproces, vindt er geen profielvorming of geautomatiseerde besluitvorming plaats om de geschiktheid voor een dienstverband of indiensttreding als contractor te bepalen.

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken als wij daarvoor een rechtsgrond hebben.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken alleen persoonsgegevens van sollicitanten:

• om op verzoek van de sollicitant stappen te nemen voordat een contract wordt aangegaan;
• wanneer het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan het betreffende Shell-bedrijf/bedrijven is onderworpen om naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van indiensttreding en sociale zekerheid te waarborgen;
• wanneer het noodzakelijk is voor de legitieme zakelijke belangen van Shell (zoals de naleving van wettelijke verplichtingen anders dan wetgeving die indiensttreding en sociale zekerheid, de bescherming van eigendommen van Shell, de reputatie van werknemers en contractanten van Shell) behalve waar dergelijke belangen worden opgeheven door de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van een persoon of personen; of
• (alleen indien wettelijk verplicht) met de uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant. 

In geval verwerking gebaseerd is op toestemming en wordt beheerst door toepasselijke lokale wetgeving waarin iets anders geregeld is, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit is niet van invloed op de geldigheid van de verwerking tot aan het moment dat de toestemming wordt ingetrokken.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor bovengenoemde doeleinden en worden alleen op basis van een streng gehandhaafd 'need-to-know'-beginsel gedeeld met:

• Andere ondernemingen in de Shell Groep, waaronder bedrijven buiten uw locatie;
• Geautoriseerde derden, dienstverleners, externe accountants en/of onderaannemers van Shell, met name geautoriseerd derden die namens Shell referentie- en achtergrondcontroles uitvoeren;
• Bevoegde openbare instanties, overheidsinstanties, regelgevende instanties of de belastingdienst indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan het betreffende Shell-bedrijf of de betreffende Shell-bedrijven moeten voldoen of indien dit is toegestaan onder toepasselijke wetgeving; of
• Personen aan wie Shell voorstelt haar rechten en/of plichten over te dragen.

Interactie met Shell via de social media

Als u interactie met Shell wilt aangaan via de social media op een door Shell beheerde socialmedia-pagina (‘socialmedia-pagina van Shell’) - zoals Facebook, Instagram, Twitter of LinkedIn, zullen uw persoonsgegevens (zoals uw naam, uw profielfoto en het feit dat u geïnteresseerd bent in Shell) zichtbaar zijn voor alle bezoekers van uw persoonlijke webpagina, afhankelijk van uw privacyinstellingen op het betreffende socialmedia-platform, en zullen ook zichtbaar zijn voor Shell. U kunt alle gegevens die u deelt op deze sites op ieder gewenst moment wissen via de account van uw socialmedia-platform in kwestie. Shell volgt uw activiteiten niet op de diverse andere socialmedia-sites die u gebruikt. Als u via een messenger service op een socialmedia-platform een bericht aan Shell stuurt, worden deze berichten tot maximaal een maand na ontvangst bewaard. Neem contact op met Shell als u een verzoek wilt indienen wanneer u zelf geen actie kunt ondernemen in verband met een socialmedia-pagina van Shell - zie het gedeelte hieronder

Daarnaast, en voor zover Shell gezamenlijk met het socialmedia-platform van een socialmedia-pagina van Shell verantwoordelijk is, zal Shell via het socialmedia platform toegang krijgen tot geaggregeerde gegevens die statistische gegevens en inzichten bieden waarmee u de soorten handelingen kunt begrijpen die u uitvoert op de socialmedia-pagina’s van Shell. Voor meer informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt op deze socialmedia-platforms, waaronder gerichte advertenties die u mogelijk ontvangt, bekijk uw privacyinstellingen die toegankelijk zijn via de account op uw socialmedia-platform.

Uw persoonsgegevens kunnen, onderhevig aan de passende beveiligingsmaatregelen, buiten uw land worden overgedragen.

Overdracht van uw persoonsgegevens naar andere landen

Indien uw persoonsgegevens zijn overgedragen aan bedrijven in de Shell Groep en/of geautoriseerde derden buiten uw land, nemen we organisatorische, contractuele en wettelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor de bovengenoemde doeleinden en een voldoende mate van bescherming wordt gehandhaafd om uw persoonsgegevens te waarborgen. Onder deze maatregelen vallen de Bindende Bedrijfsregels voor overdrachten binnen de Shell Groep en voor Shell-bedrijven in de EU, evenals de overdrachtsmechanismen waarvoor de Europese Commissie goedkeuring heeft verleend voor overdrachten aan derden en aanvullende lokale wettelijke vereisten. U kunt een exemplaar van de Bindende Bedrijfsregels van Shell vinden op https://www.shell.be/nl_be/privacy.html of door contact op te nemen privacy-office-SI@shell.com.

Shell neemt de bescherming van uw persoonsgegevens uitermate serieus.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij hebben technologische oplossingen geïmplementeerd en beleidsregels opgesteld met het doel uw privacy te beschermen tegen onbevoegde toegang en onjuist gebruik van deze gegevens en wij zullen deze maatregelen, waar nodig, aanpassen wanneer hiervoor weer nieuwe technologie beschikbaar komt.

Shell zal uw persoonsgegevens slechts gedurende een bepaalde periode bewaren

Hoelang bewaart u mijn persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens van afgewezen Sollicitanten ten minste zes (6) maanden maar niet langer dan drie (3) jaar nadat het wervingsproces of assessment is afgerond.

Als u succesvol bent in uw sollicitatie, worden de persoonsgegevens die tijdens het wervingsproces worden verzameld, bewaard in overeenstemming met de Privacyverklaring - Persoonsgegevens van werknemer, opdrachtnemer en afhankelijken, die beschikbaar is op https://www.shell.be/nl_be/privacy/ex-employee-notice.html

Wat zijn de gevolgen als ik mijn gegevens niet verstrek?

Aangevraagde persoonsgegevens die u als sollicitant verstrekt, zijn nodig om te voldoen aan wettelijke eisen en/of voor het aangaan van een contract met u (of in geval u contractor bent, uw werkgever/dienstverlener). Als u ons de gevraagde gegevens, die beperkt blijven tot de voor deze doeleinden verplichte informatie, niet verstrekt, heeft dit een negatief effect op uw kansen om te worden geselecteerd voor een potentieel dienstverband of een mogelijke indienstneming of stage.

Uw rechten en hoe u die kunt uitoefenen.

Uw rechten in verband met uw persoonsgegevens

Wij streven ernaar om de informatie die we over u hebben zo nauwkeurig mogelijk te houden. U kunt het volgende aanvragen:

• toegang tot uw persoonsgegevens;
• correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens (alleen als ze niet langer nodig zijn voor een legitiem zakelijk doel);
• dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt; en/of
• dat u de persoonsgegevens ontvangt die u aan Shell hebt verstrekt, die dan in een gestructureerde, digitale vorm worden doorgegeven aan een andere partij (als dit technisch mogelijk is).

Neem contact op via https://www.shell.be/nl_be/careers.html.

Met wie kunt u contact opnemen als u een vraag, punt van zorg of klacht hebt over uw persoonsgegevens?

Als u een kwestie, vraag of klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, raadpleeg dan de betreffende privacyverklaring van Shell of neem contact op met Privacy-Office-SI@shell.com.

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Shell Groep bij Shell International B.V. Den Haag – handelsregister nr. 27155369 Correspondentie: Postbus 162, 2501 AN, Den Haag.

Als u niet tevreden bent over de behandeling van uw persoonsgegevens door Shell, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de belgische gegevensbeschermingsautoriteit met als adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens met als adres Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag. Ga naar gegevensbeschermingsautoriteit.be of https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ voor meer informatie.

Speciale kennisgeving - Voor technische kwesties in verband met uw wervingsproces of in geval van vragen of commentaar over de carrièremogelijkheden bij Shell, neem contact met ons op via: Shell Careers SSSCMLA-HRVO/N-T1 careers@shell.com.

Deze Privacyverklaring wordt van tijd tot tijd bijgewerkt.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Shell kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën die tot doel hebben informatie tijdens uw bezoek aan een website van Shell te verzamelen en op te slaan. Hierdoor kan Shell uw internetbrowser identificeren en gegevens over uw gebruik van een website van Shell verzamelen: welke pagina's u bekijkt en de duur van uw bezoek. Bij een volgend bezoek aan onze website worden uw gegevens herkend. Op deze manier kunnen we uw gebruikservaring van onze website(s) verbeteren. U kunt uw cookies-voorkeuren controleren en beheren door uw browserinstellingen aan te passen of door de Shell tool voor cookies-voorkeuren te gebruiken. Ga voor meer informatie over het cookiebeleid van Shell naar https://www.shell.be/nl_be/cookie-policy.html.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wij raden u aan deze Privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken met het oog op mogelijke wijzigingen. Deze Privacyverklaring werd in augustus 2021 voor het laatst bijgewerkt.