Zakelijke klant, leverancier, partner of belegger

Deze verklaring zet uiteen welke persoonsgegevens we verzamelen, voor welke doeleinden en wat uw rechten hierbij zijn.

Wat valt er onder deze privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring geeft informatie over de persoonsgegevens die een onderneming of ondernemingen binnen de Shell Groep (‘Shell’ of ‘wij’) verwerkt/verwerken in verband met (i) personen die werken voor of namens, of die aandeelhouders zijn van onze zakelijke klanten (‘Zakelijke Klanten’), (ii) leveranciers of verkopers (‘Leveranciers’), (iii) zakenpartners, ook binnen joint ventures die niet door Shell worden bestuurd, en beleggers en aandeelhouders (‘Zakenpartners’).

Voor personen die namens een Zakelijke Klant, Leverancier of Zakenpartner toegang willen krijgen tot de locatie van Shell, zult u worden gevraagd aanvullende informatie te verschaffen waarmee u om redenen van gezondheid, veiligheid en beveiliging kunt worden geïdentificeerd en om de relatie te beheren tussen Shell en de betreffende Zakelijke Klant, Leverancier of Zakenpartner. Bekijk voor meer informatie de Privacyverklaring - Werknemers, Contractanten en Familieleden binnen de Shell Groep op https://www.shell.be/nl_be/privacy/ex-employee-notice.html.

Voor individuele eindklanten, leden van Shell loyaliteitsprogramma’s, bezoekers van websites van Shell websites of gebruikers van applicaties van Shell, bekijk de Privacyverklaring - Automobilisten op https://www.shell.be/nl_be/privacy/b2c-notice.html.

Voor personen die solliciteren bij Shell, een wervingsevenement bijwonen of een beoordeling ondergaan, bekijk de Privacyverklaring - Shell Group Recrutering op https://www.shell.be/nl_be/privacy/job-applicant-notice.html.

Deze verklaringen zijn ook beschikbaar op de websites van Shell op de verschillende locaties waar we actief zijn, in plaatselijke talen en om op passende wijze de lokale vereisten weer te geven.

Aangepaste kennisgevingen en aanvullende privacyverklaringen kunnen meer informatie bevatten over hoe Shell uw persoonsgegevens verwerkt. In die gevallen zullen dergelijke privacyverklaringen apart aan u worden doorgegeven. Deze privacyverklaringen kunnen verschillen per land waar we actief zijn, zodat ze de lokale praktijken en toepasselijke wettelijke vereisten weerspiegelen.

Deze Privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens over u worden verwerkt, waarom we uw persoonsgegevens verwerken en voor welke doeleinden, hoelang we uw persoonsgegevens bewaren bewaren hoe u toegang kunt krijgen tot uw persoonsgegevens en deze kunt bijwerken, en de mogelijkheden die u voor uw persoonsgegevens hebt en waar u meer informatie kunt krijgen.

Als persoonsgegevens van kinderen worden verzameld, vereist dit toestemming van de ouder of wettelijke voogd.

Speciale kennisgeving - voor kinderen jonger dan 13 jaar. Het verwerken van persoonsgegevens van kinderen

Uitgezonderd gevallen waarin Shell speciaal voor kinderen educatieve evenementen organiseert, heeft Shell niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 13 jaar. Als je jonger dan 13 jaar bent (of een andere leeftijd hebt die in aanmerking komt voor een lokale wettelijke vereiste zoals doorgegeven op de website van Shell op uw locatie), zend ons dan niet je persoonsgegevens, bijvoorbeeld je naam, woonadres en e-mailadres. Als je toch met Shell contact wilt opnemen op een manier waardoor je genoodzaakt bent je persoonsgegevens te versturen (zoals voor educatieve of innovatieve evenementen), vraag dan je ouder of voogd om dit namens jou te doen.

De categorieën persoonsgegevens die we over u verzamelen.

Welke persoonsgegevens worden over u verwerkt? Verzamelen van gegevens

We verwerken persoonsgegevens van en met betrekking tot personen die werken voor of namens of die aandeelhouder zijn van onze Zakelijke Klanten, Leveranciers, Zakenpartners in de volgende categorieën:

• Privé contactinformatie (zoals naam, post- of e-mailadres, telefoonnummer) alleen indien noodzakelijk; of
• Zakelijke en andere contactinformatie (zoals functiebenaming, afdeling, naam van de organisatie en uw betrekkingen met Shell namens uzelf of de betreffende Zakelijke Klant, Leverancier, Zakenpartner).

Screening

Daarnaast voeren we een screening uit (pre-contract en periodiek post-contract) van alle eigenaars, aandeelhouders en directeuren van onze Zakelijke Klanten, Leveranciers en Zakenpartners teneinde verplichtingen op grond van wet- en regelgeving na te komen, de bedrijfsmiddelen en werknemers/contractanten van Shell te beschermen en om er met name voor te zorgen dat Shell wetgeving inzake handelscontrole, de bestrijding van witwassen en/of omkoping en corruptie en andere wettelijke vereisten kan naleven. Deze screening vindt plaats aan de hand van openbaar beschikbare of door de overheid afgegeven sanctielijsten en mediabronnen.

De screening omvat geen profielvorming of geautomatiseerde besluitvorming met betrekking tot tegenpartijen of potentiële tegenpartijen.

De doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken.

Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens? 

Belgian Shell S.A., Cantersteen 47, Brussel, 1000, België, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, samen met haar dochterondernemingen van de Shell-bedrijvengroep.

Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens die onder deze Privacyverklaring vallen voor de volgende doeleinden:

• Bedrijfsvoering - waaronder het leveren, onderzoeken, ontwikkelen en verbeteren van producten of diensten; het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met Zakelijke Klanten, Leveranciers en Zakenpartners; het vastleggen en afwikkelen van diensten, producten en materialen naar en van een Shell-bedrijf; het beheren van relaties en marketing, zoals het onderhouden en bevorderen van contact met bestaande en toekomstige klanten, accountmanagement, klantenservice, en ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën;
• Organisatie en management van het bedrijf - waaronder financieel beheer, activabeheer, fusies, splitsingen, overnames en afstotingen, uitvoering van beheersmaatregelen, managementrapportage, analyse, interne audits en onderzoeken;
• Gezondheid, veiligheid en beveiliging - waaronder de bescherming van het leven en de gezondheid van een persoon, gezondheid en veiligheid op het werk, bescherming van de bedrijven en het personeel van Shell, authenticatie van de status en toegangsrechten van een persoon; of
• Naleving van wetten en regelgeving - waaronder naleving van wettelijke of regelgevende vereisten.

Of voor een secundair doel dat daar nauw mee samenhangt, zoals:

• het opslaan, verwijderen of anonimiseren van persoonsgegevens;
• fraudepreventie, onderzoek, oplossingen voor geschillen of ten behoeve van verzekeringen, procesvoering en het verdedigen van vorderingen; of
• statistisch, historisch of wetenschappelijk onderzoek.

Communicatie en marketing

U kunt namens de betreffende Zakelijke Klant, Leverancier of Zakenpartner aanbiedingen ontvangen. In alle gevallen krijgt u de gelegenheid om de opzeggingsfunctie te gebruiken via de verschillende digitale kanalen die wij gebruiken voor de interactie met u.

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken als wij daarvoor een rechtsgrond hebben.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die onder deze Privacyverklaring vallen worden alleen verwerkt:

• om op verzoek van een persoon voorafgaand aan het sluiten van een contract de nodige stappen te kunnen nemen;
• indien noodzakelijk, om te voldoen aan een wettelijke of regelgevende verplichting waaraan het betreffende Shell-bedrijf/bedrijven is/zijn onderworpen;
• indien noodzakelijk ten behoeve van de wettelijke belangen van het betreffende Shell bedrijf/bedrijven, behalve wanneer dergelijke belangen worden opgeheven door de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van een persoon of personen; of
• (alleen indien wettelijk vereist) met de uitdrukkelijke toestemming van de persoon.

In geval verwerking gebaseerd is op toestemming en wordt beheerst door toepasselijke lokale wetgeving waarin iets anders geregeld is, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit is niet van invloed op de geldigheid van de verwerking tot aan het moment dat de toestemming wordt ingetrokken.

Shell neemt de bescherming van uw persoonsgegevens uitermate serieus.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij hebben technologische oplossingen geïmplementeerd en beleidsregels opgesteld met het doel uw privacy te beschermen tegen onbevoegde toegang en onjuist gebruik. Voor sommige diensten van ons maken we gebruik van versleuteling. Ook passen we authenticatie- en verificatieprocessen toe voor toegang tot diensten van Shell en toetsen, beoordelen en evalueren we regelmatig de effectiviteit van onze beveiligingsmaatregelen.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

De persoonsgegevens die onder deze Privacyverklaring vallen, worden uitsluitend verwerkt voor bovengenoemde doeleinden en worden alleen op basis van een streng gehandhaafd 'need-to-know'-beginsel gedeeld met:

• Andere bedrijven binnen de Shell Groep;
• Geautoriseerde derden, dienstverleners, externe accountants en/of onderaannemers van Shell; of
• Bevoegde openbare instanties, overheidsinstanties, regelgevende instanties of de belastingdienst indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan het betreffende Shell-bedrijf of de betreffende Shell-bedrijven moeten voldoen of indien dit is toegestaan onder toepasselijke plaatselijke wetgeving.

Interactie met Shell via de social media

Als u interactie met Shell wilt aangaan via de social media op een door Shell beheerde socialmedia-pagina (‘Shell Social Media Pagina’) zoals Facebook, Instagram, Twitter of LinkedIn, zullen uw persoonsgegevens (zoals uw naam, uw profielfoto en het feit dat u geïnteresseerd bent in Shell) zichtbaar zijn voor alle bezoekers van uw persoonlijke webpagina, afhankelijk van uw privacyinstellingen op het betreffende socialmedia‑platform, en zullen ook zichtbaar zijn voor Shell. U kunt alle informatie die u deelt op deze sites op ieder gewenst moment wissen via het account van uw socialmedia‑platform in kwestie. Shell volgt uw activiteiten niet op de diverse andere socialmedia-sites die u gebruikt. Als u via een messenger service op een socialmedia‑platform een bericht aan Shell stuurt, worden deze berichten tot maximaal een maand na ontvangst bewaard. Neem contact op met Shell als u een verzoek wilt indienen wanneer u zelf geen actie kunt ondernemen in verband met een socialmedia-pagina van Shell - zie het gedeelte hieronder.

Daarnaast, en voor zover Shell gezamenlijk met het socialmedia-platform van een socialmedia-pagina van Shell verantwoordelijk is, zal Shell via het socialmedia-platform toegang krijgen tot geaggregeerde gegevens die statistische gegevens en inzichten bieden waarmee u de soorten handelingen kunt begrijpen die u uitvoert op de socialmedia-pagina’s van Shell. Voor meer informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt op deze socialmedia-platforms, waaronder gerichte advertenties die u mogelijk ontvangt, bekijk uw privacyinstellingen die toegankelijk zijn via de account op uw socialmedia-platform.

Uw persoonsgegevens kunnen, onderhevig aan de passende beveiligingsmaatregelen, buiten uw land worden overgedragen.

Overdracht van uw persoonsgegevens naar andere landen

Indien uw persoonsgegevens zijn overgedragen aan bedrijven in de Shell Groep en/of geautoriseerde derden buiten uw land, nemen we organisatorische, contractuele en wettelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor de bovengenoemde doeleinden en een voldoende mate van bescherming wordt gehandhaafd om uw persoonsgegevens te waarborgen. Onder deze maatregelen vallen de Bindende Bedrijfsregels voor overdrachten binnen de Shell Groep en voor Shell-bedrijven in de EU, evenals de overdrachtsmechanismen waarvoor de Europese Commissie goedkeuring heeft verleend voor overdrachten aan derden en aanvullende lokale wettelijke vereisten. U kunt een exemplaar van de Bindende Bedrijfsregels van Shell vinden op https://www.shell.be/nl_be/privacy.html of door contact op te nemen privacy-office-SI@shell.com.

Welke gevolgen heeft het niet verstrekken van uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die door Shell rechtstreeks of indirect voor deze processen zijn verzameld, zijn nodig om:

• Te voldoen aan wettelijke vereisten en/of een contract met een tegenpartij aan te gaan en contracten met deze tegenpartij te blijven afsluiten; of
• Contact te onderhouden met Zakelijke Klanten, Leveranciers en Zakenpartners.

Het niet verstrekken van de benodigde informatie heeft negatieve gevolgen voor onze communicatie met u en onze mogelijkheid een contract met een tegenpartij aan te gaan of contracten met een tegenpartij te blijven afsluiten.

Shell zal uw persoonsgegevens slechts gedurende een bepaalde periode bewaren.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Met enkele uitzonderingen die zijn uitgelegd in de bijlage van de privacyverklaringen worden persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met Zakelijke Klanten, Leveranciers en Zakenpartners of voor het behandelen van inschrijvingen of aanbestedingen gedurende de duur van de contractuele relatie bewaard en tot 15 jaar daarna. Voor overeenkomsten met een looptijd van meer dan 5 jaar en voor bovengenoemde doeleinden geldt dat deze overeenkomsten 35 jaar worden bewaard na het aangaan van de overeenkomst.

Voor de bovenvermelde doeleinden in alle andere gevallen, waaronder persoonsgegevens die zijn verzameld als onderdeel van inschrijvingen bij Shell die zonder succes bleven of die in verband staan met screening aan de hand van openbaar toegankelijke of door een overheid uitgevaardigde sanctielijsten en mediabronnen, worden dergelijke persoonsgegevens tot maximaal 15 jaar bewaard nadat ze werden verzameld.

In alle gevallen kan informatie (a) langer worden bewaard als er krachtens wet- en regelgeving reden is om dat te doen (de informatie wordt dan verwijderd als deze niet langer nodig is voor de doelstelling van die wet- en regelgeving) of (b) korter worden bewaard als de betreffende persoon bezwaar maakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens en er geen legitieme zakelijke reden meer is om deze te bewaren.

Uw rechten en hoe u die kunt uitoefenen.

 Uw rechten in verband met uw persoonsgegevens

Wij streven ernaar om onze informatie zo accuraat mogelijk te houden. U kunt het volgende aanvragen:

• toegang tot uw persoonsgegevens;
• correctie of verwijdering van de persoonsgegevens (alleen als ze niet langer nodig zijn voor een legitiem zakelijk doel);
• dat u niet langer marketingcommunicatie ontvangt van de betreffende Zakelijke Klant, Leverancier of Zakenpartner;
• dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt; en/of
• dat u de persoonsgegevens ontvangt die u aan Shell hebt verstrekt, die dan in een gestructureerde, digitale vorm worden doorgegeven aan een andere partij (als dit technisch mogelijk is).

Neem voor een dergelijk verzoek contact op via privacy-office-SI@shell.com.

Met wie kunt u contact opnemen als u een vraag, een punt van zorg of een klacht hebt over uw persoonsgegevens?

Als u een kwestie, vraag of klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, raadpleeg dan de betreffende privacyverklaring van Shell of neem contact op met Privacy-Office-SI@shell.com.

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Shell Groep bij Shell International B.V. Den Haag – handelsregister nr. 27155369 Correspondentie: Postbus 162, 2501 AN, Den Haag.

Als u niet tevreden bent over de behandeling van uw persoonsgegevens door Shell, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de belgische gegevensbeschermingsautoriteit met als adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens met als adres Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag. Ga naar gegevensbeschermingsautoriteit.be of https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ voor meer informatie.

Wij gebruiken cookies op onze websites om u de best mogelijke gebruikerservaring te kunnen geven.

Cookies en vergelijkbare technologieën 

Shell kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën die tot doel hebben informatie tijdens uw bezoek aan een website van Shell te verzamelen en op te slaan. Hierdoor kan Shell uw internetbrowser identificeren en gegevens over uw gebruik van een website van Shell verzamelen: welke pagina's u bekijkt en de duur van uw bezoek. Bij een volgend bezoek aan onze website worden uw gegevens herkend. Op deze manier kunnen we uw gebruikservaring van onze website(s) verbeteren. U kunt uw cookies‑voorkeuren controleren en beheren door uw browserinstellingen aan te passen of door de Shell tool voor cookies-voorkeuren te gebruiken Shell websites - voor meer informatie, raadpleeg het Shell Cookiebeleid op https://www.shell.be/nl_be/cookie-policy.html.

Deze Privacyverklaring wordt van tijd tot tijd bijgewerkt.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wij raden u aan deze Privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken met het oog op mogelijke wijzigingen. Deze Privacyverklaring werd in augustus 2021 voor het laatst bijgewerkt.