Privacybeleid van Shell kaarten
Uw privacy is belangrijk voor Shell. Neem daarom even de tijd om u vertrouwd te maken met dit privacybeleid en neem contact met ons op als u vragen heeft. Deze Privacyverklaring is een aanvulling op het Algemene Privacybeleid, raadpleegbaar op https://www.shell.be/nl_be/privacy.html.
Wat houdt deze aanvullende privacyverklaring in?
Deze aanvullende privacyverklaring bevat informatie over persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt in verband met de diensten die door Shell Fleet Solutions worden geleverd, waaronder de Shell-tankkaart (‘DIENSTEN VAN SHELL FLEET SOLUTIONS’), en uw bezoeken aan Shell-websites in verband met diensten van Shell Fleet Solutions. Voor alle andere interacties met een bedrijf of bedrijven binnen de Shell-groep (‘Shell’) verwijzen we naar de relevante privacyverklaring op www.shell.com/privacy.html en op de website van Shell België https://www.shell.be/nl_be/privacy.html.
Oorsprong gegevens
Als u uw persoonsgegevens niet rechtstreeks aan Shell hebt doorgegeven, heeft Shell uw persoonsgegevens verkregen via uw werkgever of recruiter of via uw leasing- of fleetbeheerbedrijf.
Welke persoonsgegevens verwerken we over u?
Naast de persoonsgegevens vermeld in de bovenstaande relevante privacyverklaring en afhankelijk van de exacte diensten waarvan u en uw bedrijf gebruik maken, kan Shell de volgende soorten gegevens verwerken:
- gebruikersnamen, marketing- en taalvoorkeuren;
- gegevens van uw manager (en van andere geassocieerde personen), zoals hun naam en geboortedatum, indien dit nodig is om de handels-, antiwitwas-, anti-omkoop- en anticorruptiewetgeving/kredietcontrole na te leven;
- transactiegegevens, waaronder de naam van bestuurder, uw kaartnummer, het voertuigidentificatienummer, gekochte producten, datum, tijdstip en locatie;
- Bewakingsbeelden in Shell-retaillocaties voor veiligheid, beveiliging, fraudebestrijding en operationele doeleinden;
Wie is verantwoordelijk voor de ingezamelde persoonsgegevens?
Uw lokale Shell Fleet Solutions-recruiter: BELGIAN SHELL NV, met maatschappelijke zetel te België, 1000 Brussel, Kantersteen 47 en gelieerde bedrijven binnen de Shell-groep.
Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die door een klant worden verstrekt voor het gebruik van DIENSTEN VAN FLEET SOLUTIONS en/of die worden verzameld tijdens het gebruik van DIENSTEN VAN SHELL FLEET SOLUTIONS, zullen worden verwerkt met het oog op:
- de verwerking van uw aanvraag;
- het registreren van de identiteit van een kaarthouder indien dit gevraagd wordt door uw werkgever of recruiter;
- het uitvoeren van kredietcontroles op sleutelpersonen per klant zoals hun bedrijfsleiders. Wij voeren geen kredietcontroles uit voor alle individuele kaarthouders;
- het beheer van account(s) en de toegang tot en het gebruik van de onlinediensten met betrekking tot de DIENSTEN VAN SHELL FLEET SOLUTIONS;
- de voortdurende controle en/of evaluatie van de kaartstatus en/of het aankoopdossier van de Shell-tankkaart;
- het monitoren van volume- en uitgave-informatie;
- de registratie voor andere gerelateerde diensten en verschillende betaalmethodes (bv. mobiele betalingen via de Shell-app);
- veiligheid en beveiliging, vooral om het personeel en de infrastructuur van Shell en zijn klanten te beschermen en om onze klanten te beschermen bij het gebruik van producten die speciale voorzorgen vereisen, bv. waterstof.
Aanvullende informatie voor gebruikers van telematicadiensten
Als uw voertuig is uitgerust met een door Shell uitgegeven telematicatoestel, kan Shell ook informatie verzamelen over:
- de locatie van uw voertuig, waarmee we bv. uw rijsnelheid of de gevolgde route kunnen berekenen;
- wanneer het voertuig stilstaat;
- het versnellen, vertragen (remmen) en bochtenwerk van uw voertuig;
- het gebruik van de veiligheidsgordel;
- de motor van uw voertuig (bv. motortoerental), het elektrische systeem (bv. batterijspanning) en het waarschuwingssysteem (bv. of het waarschuwingslampje van de motor brandt);
- het tanken of opladen van de auto.
Shell kan deze gegevens gebruiken in combinatie met andere gegevens die we over u hebben, zoals tankkaarttransacties, om een analyse te verstrekken op vraag van uw bedrijf of recruiter om meer informatie te krijgen over uw rijstijl, veiligheid, voertuigprestaties en routes.
Communicatie en marketing
U kunt aanbiedingen ontvangen van relevante zakenpartners. Bij al deze communicaties krijgt u of de bevoegde vertegenwoordiger van uw bedrijf de optie om zich uit te schrijven via de verschillende digitale kanalen die wij gebruiken om met u te communiceren. Voor meer informatie verwijzen we naar de Privacyverklaring - zakelijke klanten, leveranciers en zakenpartners hierboven.
Kredietcontroles
Bij de verwerking van een aanvraag en gedurende de volledige looptijd van eender welke overeenkomst m.b.t. DIENSTEN VAN SHELL FLEET SOLUTIONS, kunnen wij de kredietwaardigheid van de vragende onderneming/het vragende bedrijf beoordelen, evenals die van de sleutelfigu(u)r(en) van dat bedrijf, bv. bedrijfsleiders. We stellen daarvoor erkende externe kredietcontrolebureaus aan die kredietscores of andere geautomatiseerde besluitvormingsprocessen zullen gebruiken; en gegevens van kredietinformatiebureaus. Als u vragen hebt, verwijzen wij u door naar het hoofdstuk ‘Contactgegevens’ hieronder.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Naast de ontvangers uit de categorieën beschreven in de bovenvermelde relevante privacyverklaring, kunnen we uw persoonsgegevens delen met:
- het bedrijf (zijnde de SHELL FLEET SOLUTIONS-klant) dat namens u de DIENSTEN VAN SHELL FLEET SOLUTIONS bestelde;
- de personen die betrokken zijn bij het verstrekken van de DIENSTEN VAN SHELL FLEET SOLUTIONS, zoals retailers, geautoriseerde toldiensten en/of andere bedrijven die producten en/of diensten mogen leveren aan de gebruikers van de DIENSTEN VAN SHELL FLEET SOLUTIONS;
- kredietinformatie-, screening- en/of fraudepreventiebureaus alsook referenten, avalisten of andere personen die optreden als referentie of veiligheidsgarantie in verband met de verplichtingen van uw bedrijf;
- externe partners van de klant, indien uw bedrijf ervoor koos om met een externe dienstverlener te werken (bv. fleetmanagers, leasingbedrijven), om die derde in staat te stellen u de gewenste diensten te leveren (bv. managementinformatie, geconsolideerde facturering).
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Shell bewaart uw persoonsgegevens zo lang dat nodig is om te voldoen aan zakelijke, wettelijke of fiscale vereisten.
- Persoonsgegevens in facturen, transactiebestanden, correspondentie met klanten en aanvragen van nieuwe tankkaarten – 10 jaar;
- Contracten (met contactgegevens) – looptijd van het contract plus 20 jaar;
- Andere contactgegevens en kaarthoudergegevens – looptijd van het contract plus 4 jaar;
- Telematicagegevens – 3 jaar.
Met wie kunt u contact opnemen als u een vraag, bezorgdheid of klacht hebt over uw persoonsgegevens?
U kunt contact opnemen met de klantendienst van Shell Fleet Solutions via generalcardrequests-be@shell.com , (+32) 02 508 92 11.
Wijzigingen aan deze aanvullende privacyverklaring
Deze aanvullende privacyverklaring en de Privacyverklaring - Zakelijke klanten, leveranciers en zakenpartners kunnen na verloop van tijd veranderen. Deze aanvullende privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in juni 2020.